Viisi vinkkiä etäytyön organisointiin.
Blogini nimi on ”etätyön tuskaa”, koska enimmäkseen olen kärsinyt siitä, että työ on täysin siirtynyt kotiin. Mutta ei pääsyy tuskaan ole se, että teen työtä kotona enkä toimistolla. Pääsyy tuskaan on se, että työhön ei enää kuulu erilaisia tapahtumia, palavereja, verkostoitumistilaisuuksia tai seminaareja.
En siis välttämättä kaipaa matkustamista toimistoon. Toimisto ei sinänsä tuo mitään lisäarvoa. Vaikka välillä kaipaankin kovasti sitä yhtä työkaveriani, joka minulla siellä on. Puhelimitse tai sähköpostitse asioiden hoitaminen ei korvaa työkaveria, jonka kanssa voi töiden lomassa jutella niitä näitä.
Henkilöstövuokrausyhtiö Baronan työelämätutkimuksen mukaan etätyöt on ollut monelle ihan positiivinen muutos. Tutkimuksen mukaan 64 % etätyötä tehneistä on kokenut työrauhansa parantuneen. Kokemus siitä, että saa työpäivässä enemmän aikaan on 45 %:lla etätyötä tehneillä ja vain 21 %:lla läsnätyötä tehneillä. Lisäksi suurempi osa etätyöntekijöistä on nukkunut paremmin kuin ne, jotka ovat olleet läsnä omalla työpaikallaan.
Oman kokemukseni mukaan työn tehokkuus ja aikaansaaminen vaihtelee suuresti. Joskus on päiviä, jolloin on todella tehokas ja saa paljon aikaan, toisinaan tuntuu taas, että koko päivä on kadonnut johonkin näennäistekemiseen. Mutta näinhän se on varmasti ollut myös monesti ennen koronaakin. Joskus on tehokas ja joskus ei.
Etätyö on kuitenkin tullut jäädäkseen. Haluamme tulevaisuudessakin tavata työkavereita ja pitää kasvotusten palavereja. Mutta yhä useamman päivän tulemme viettämään etänä kotona, mökillä tai jossain muualla, missä voi työviikkoon sisällyttää myös muuta mielekästä toimintaa. Elämäntilanteen mukaan urheilu, yhteinen tekeminen perheen kanssa tai matkailun ja työn yhteensovittaminen tulee olemaan osa arkeamme.
Vinkit kuvan jälkeen
Etätyön suunnittelu. Viisi vinkkiä.
Erityisesti etätyössä työpäivän ja -viikon suunnittelu on tärkeää. Työpäivän venyminen ja venyttäminen on niin helppoa. Olen juuri lukenut Sampo Sammaliston kirjan ”Viisas pääsee vähemmällä”. Kirjassa on monta hyvää vinkkiä elämänhallintaan ja viisaampaan elämäntyyliin. Minulle hyödyllisin luku oli luku kahdeksan ”Työpäivien ja -viikkojen suunnittelu”. Luku alkoi kysymyksellä: ”Uskotko, että olisit tehokkaampi, jos suunnittelisit työpäiviäsi ja -viikkojasi nykyistä huolellisemmin?” Vastaukseni oli kyllä ja sen myötä otin uuden ryhdin työviikkoihin.
En osaa välttämättä olla niin järjestelmällisen suunnitelmallinen, kuin kirja opettaa. Mutta olen yhä useammin toiminut seuraavasti:
1. Joka perjantai-iltapäivä katson mitä on tulossa seuraavan kuukauden aikana. Merkitsen ylös pitkän aikavälin tehtävät. Listaan asiat, jotka on saatava valmiiksi seuraavan viikon aikana. Listan alalaitaan merkitsen isot tehtävät, jotka vaativat enemmän aikaa ja useamman hetken valmistuakseen. Näin ne pysyvät mielessä ja työstän niitä alitajunnassa ja keskusteluissa muiden kanssa.
2. Joka maanantaiaamu käyn ensimmäiseksi läpi koko viikon kalenterin ja muistutan itseäni viikon tärkeimmistä tehtävistä. Erityisesti kiinnitän huomiota tehtäviin, jotka vievät paljon aikaa.
3. Aloitan viikon listaamalla tehtävät, jotka on saatava sen viikon aikana valmiiksi. Teen tämän käsin ja pidän listaa koko ajan työpöydälläni. Olen huomannut, että käsin kirjoittaminen jättää paremman muistijäljen ja yliviivaaminen tuottaa saavutuksen tunteen. Olen moneen kertaan yrittänyt käyttää erilaisia sovelluksia työn suunnitteluun ja muistilistojen tekemiseen. Jostain syystä aina palaan perinteiseen vihkoon ja käsin kirjoitettuihin muistilistoihin.
4. Jokaisen aamupäivän käytän ajattelua ja kirjoittamista vaativiin tehtäviin. Avaan sähköpostin vasta tehtyäni vähintään kaksi tai kolme tuntia töitä. Sähköposti on työpäivän ja ajatusten pahin sekoittaja (somen lisäksi).
5. Päätän heti aamusta mihin aikaan työpäiväni päättyy. Kotona työntekoa on niin helppo jatkaa pitkälle iltaan asti. Olen huomannut olevani huomattavasti tehokkaampi, jos käytettävissä oleva aika on rajallinen.
Lisävinkki: Dead line on paras kirittäjä. Jos kukaan ulkopuolinen ei aseta sitä, niin se kannattaa aina asettaa itse itselleen.